Inhalt dieser Seite
Die Reflexantwort auf unklare Rollen lautet oft: „Wir brauchen bessere Stellenbeschreibungen.“ Nur: Die beschreiben, was auf dem Papier gelten soll. Sie verändern nicht, was im Alltag passiert. Und genau da liegt bei den meisten Teams das Thema.
01Warum Rollen schleichend unklar werden
Ein neues Teammitglied übernimmt informell Aufgaben. Ein Projekt wächst, und plötzlich sind zwei Personen „irgendwie zuständig“. Oder eine Rolle wurde nie zugewiesen – sie hat sich ergeben, weil jemand als Erstes zugegriffen hat.
Das Ergebnis ist selten ein offener Konflikt, sondern stille Reibung: Doppelarbeit, liegengebliebene Entscheidungen, ein Gefühl von „irgendwie zuständig, aber nicht wirklich verantwortlich“.
02Fünf Signale für unklare Rollen
- Dieselbe Frage taucht in Meetings immer wieder auf, ohne dass sich eine Zuständigkeit festsetzt.
- Zwei Personen bearbeiten dasselbe Thema, ohne es voneinander zu wissen.
- Entscheidungen werden vertagt, weil unklar ist, wer sie treffen darf.
- Neue Teammitglieder hören: „Wie das hier läuft, kann dir keiner so genau sagen.“
- Rückmeldungen zu Verantwortung kommen als persönlicher Angriff an statt als Klärungsbedarf.
Diese Signale sehen oft zuerst wie ein Kommunikationsproblem aus – eine der häufigsten Verwechslungen.
03Was alles zu einer Rolle gehört
Eine Rolle ist mehr als eine Aufgabenliste. Wer Rollen klärt, sollte alle vier Seiten anschauen – sonst bleibt genau die Seite unklar, an der es im Alltag hakt.
Eine Rolle hat vier Seiten – tippt auf eine Karte
04Zwei Verwechslungen
Eine Stellenbeschreibung beschreibt eine Position formal. Die Rolle ist das, was jemand tatsächlich tut und wofür andere ihn als zuständig erleben.
Modelle wie die Belbin-Teamrollen beschreiben, wie jemand tendenziell beiträgt. Sie sagen nicht, wer im Alltag wofür zuständig ist.
05In vier Schritten zu klaren Rollen
- 1Konkrete Situationen sammeln
Nicht „Rollen sind unklar“, sondern: In welcher Situation genau wusste niemand, wer zuständig ist?
- 2Erwartung und Praxis trennen
Was sollte laut Rolle passieren – und was passiert tatsächlich? Beides laut aussprechen.
- 3Bewusst entscheiden
Eine informelle Zuständigkeit, die sinnvoll ist, wird offiziell. Eine, die nicht passt, bekommt aktiv eine neue Person.
- 4Überprüfbar vereinbaren
Woran würdet ihr in vier Wochen merken, ob die neue Zuständigkeit trägt?
Eine einfache, frei verfügbare Variante zeigt das Methodenblatt zur Rollenklärung aus dem Programm Work4Germany: Jede Person sammelt ihre Kernaufgaben, das Team sortiert sie in eigene und gemeinsame Bereiche, benennt, was jede Rolle zum guten Arbeiten braucht, und hält gemeinsame Vereinbarungen fest.
Rollenklärung entlang der Wirklogik
Zuerst Situationen sammeln, in denen Zuständigkeit unklar war (Erleben). Verstehen, wo Erwartung und Praxis auseinanderfallen (Verstehen). Entscheiden, welche Rolle wie geschärft wird (Entscheiden). Und die neue Zuständigkeit so vereinbaren, dass sie im Alltag überprüfbar ist (Handeln).
Das Ergebnis ist kein neues Organigramm, sondern eine Handvoll klarer, von allen mitgetragener Vereinbarungen. Hängen Rollenfragen eng mit Führung oder einer Umstrukturierung zusammen, ist die Change Map der passendere Rahmen.
06Die Person, die „einfach mitgemacht“ hat
In wachsenden Teams häufig: Zu Beginn hat jemand eine Aufgabe übernommen, weil Not am Mann war. Monate später gilt das als selbstverständlich – besprochen wurde es nie. Will die Person abgeben oder wächst das Team, weiß plötzlich niemand, wer zuständig ist.
Die Klärung braucht selten eine Reorganisation. Oft reicht es, die informelle Rolle einmal laut auszusprechen, ihre Grenzen zu benennen und bewusst zu entscheiden.
Genau dieses Muster beschreibt auch Warum Verantwortung an einzelnen Personen hängen bleibt.
07Mini-Check: Wie dringend ist eure Rollenklärung?
Drei Fragen an euren Alltag
Gab es im letzten Monat eine Situation, in der niemand wusste, wer zuständig ist?
Erledigt jemand dauerhaft Aufgaben, die nie offiziell vereinbart wurden?
Bleiben Entscheidungen liegen, weil unklar ist, wer sie treffen darf?
Eure Rollen tragen. Haltet die Klarheit, indem ihr Zuständigkeiten bei Veränderungen (neue Kolleg:innen, neue Aufgaben) kurz bewusst neu besprecht.
Zeit für eine kleine Klärung. Nehmt euch die konkreten Situationen vor – oft reicht ein fokussierter Termin. Ein Boost-Workshop ist genau dafür gebaut.
Rollenklärung ist bei euch überfällig. Wenn alle drei Signale auftauchen, kostet die Unklarheit täglich Energie. Lasst uns im Vorgespräch den passenden Rahmen finden.
Was oft noch offen bleibt
Brauchen wir dafür eine externe Moderation?
Nicht zwingend, aber oft hilfreich: Jemand von außen macht es leichter, offen über Zuständigkeiten zu sprechen, ohne dass es persönlich wird.
Was, wenn sich zwei Personen dieselbe Rolle wünschen?
Häufiger Fall und kein Zeichen für ein gescheitertes Gespräch – meist lässt sich die Rolle aufteilen oder die Erwartung dahinter klären.
Sollten wir das Ergebnis aufschreiben?
Ja, aber kurz: eine Seite mit den getroffenen Vereinbarungen reicht. Wichtiger als das Dokument ist der Termin, an dem ihr prüft, ob es trägt.
Begleitet mit Crew Up Teams in Hamburg und darüber hinaus: erlebnisorientierte Teamentwicklung, Workshops und Prozessbegleitung – von Kita-Teams bis zu Verwaltung und Unternehmen. Die Beobachtungen in diesem Artikel stammen aus dieser Praxis, anonymisiert und verallgemeinert. Mehr über Frederik
- Methodenblatt „Rollenklärung“ des Fellowship-Programms Work4Germany (DigitalService des Bundes): PDF.
- Belbin-Teamrollen als bekanntes Referenzmodell, eingeordnet u. a. nach Sellwerk, „Teamrollen festlegen“.
Veröffentlicht am 3. Oktober 2026 · überarbeitet am 19. Oktober 2026 · Verfasst von Frederik Wilkening · Modelle mit dem Zusatz „Crew-Up-Modell“ sind eigene Arbeitsmodelle, keine Forschungsergebnisse.
