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In vielen Teams übernimmt am Ende immer dieselbe Person – nicht, weil sie am besten geeignet ist, sondern weil sie beim letzten Mal zuerst zugegriffen hat. Seitdem hat niemand die Zuständigkeit infrage gestellt.
01Wie aus einmal Einspringen dauerhafte Zuständigkeit wird
Häufig übernimmt die Person, die eine Aufgabe beim ersten Mal erledigt hat – aus Hilfsbereitschaft, weil gerade Zeit war oder weil sonst niemand reagiert hat. Die einmalige Übernahme wird zur dauerhaften Erwartung, ohne je besprochen worden zu sein.
Die Sozialpsychologie kennt ein verwandtes Phänomen: Bei der Verantwortungsdiffusion fühlt sich in einer Gruppe jede einzelne Person weniger zuständig, weil ja auch die anderen handeln könnten. Im Team führt das dazu, dass am Ende die Hilfsbereitesten alles tragen.
Wer einmal zugegriffen hat, hält jetzt alle Bälle – und niemand sonst weiß, wie sie funktionieren.Jede Aufgabe ist bewusst vergeben, und für jede gibt es eine Vertretung (gestrichelt).
02Fünf Signale für das Muster
- Bei einem Thema wird automatisch dieselbe Person angesprochen – ohne dass das je vereinbart wurde.
- Sie übernimmt Aufgaben „weil es sonst niemand macht“, nicht weil es ihre Rolle ist.
- Ist sie im Urlaub oder krank, bleibt das Thema liegen.
- Sie äußert gelegentlich Frust über die Last, ohne dass sich etwas ändert.
- Niemand sonst weiß genau, wie das Thema eigentlich funktioniert.
Das zeigt sich oft zuerst als Überlastung Einzelner, nicht als Teamthema – und wird deshalb leicht übersehen.
03Zwei Verwechslungen
Dass jemand eine Aufgabe übernommen hat, heißt nicht, dass er dafür am besten passt – oft war er einfach am schnellsten.
Schweigen bedeutet meist nur, dass niemand das Thema aktiv infrage gestellt hat.
04Von stillschweigend zu bewusst
- 1Unsichtbares sichtbar machen
Welche Aufgaben laufen „einfach so“ bei einer bestimmten Person, ohne dass das je vereinbart wurde?
- 2Nach der Entstehung fragen
Bewusste Entscheidung oder einmaliges Einspringen?
- 3Bewusst entscheiden
Soll es so bleiben? Dann explizit vereinbaren. Wenn nicht: aktiv klären, wer übernimmt.
- 4Vertretung einbauen
Wer springt ein, wenn die Hauptperson ausfällt? Das macht die Zuständigkeit robust.
Nicht wer, sondern ob bewusst
Entscheidend ist der Unterschied zwischen stillschweigend vorausgesetzt und bewusst vereinbart – nicht zwingend, wer am Ende zuständig ist. Schon das Aussprechen entlastet die betroffene Person, selbst wenn die Aufgabe bei ihr bleibt.
Das ist ein typisches Boost-Thema, eng verwandt mit Rollenklärung – nur dass die Zuständigkeit hier faktisch existiert, aber nie vereinbart wurde.
05Die „Zuständige“, die es nie offiziell war
Eine Person hat vor zwei Jahren eine organisatorische Aufgabe übernommen, weil in einer akuten Lage niemand sonst da war. Seitdem gilt sie als „die Zuständige“. Als sie abgeben möchte, zeigt sich: Niemand weiß, wie die Aufgabe funktioniert, und niemand fühlt sich zuständig.
Die Klärung brauchte kein großes Format – nur einen offenen Moment, in dem die informelle Rolle benannt und bewusst entschieden wurde.
06Mini-Check: Hängt bei euch Verantwortung fest?
Drei Fragen an euer Team
Gibt es ein Thema, das liegen bleibt, sobald eine bestimmte Person fehlt?
Übernimmt jemand dauerhaft Aufgaben, die nie offiziell vereinbart wurden?
Hat diese Person schon einmal Frust über die Last geäußert?
Bei euch ist Verantwortung gut verteilt. Prüft das bei jedem Wechsel im Team kurz neu.
Ein Muster bahnt sich an. Sprecht die informelle Zuständigkeit offen an und vereinbart eine Vertretung – bevor es zur Überlastung wird.
Hier hängt Verantwortung fest. Das kostet die betroffene Person Kraft und das Team Ausfallsicherheit. Eine fokussierte Klärung, etwa ein Boost-Workshop, bringt schnell Entlastung.
Was oft noch offen bleibt
Ist das nicht einfach Typsache – manche übernehmen gern Verantwortung?
Teilweise. Das erklärt aber nicht, warum dieselbe Person über Monate über ihre Rolle hinaus einspringt. Das ist meist strukturell.
Wie spricht man das an, ohne der Person das Gefühl zu geben, sie mache etwas falsch?
Indem ihr es als Teamthema behandelt: Die Frage ist „Wer soll das künftig tragen?“, nicht „Warum hast du das übernommen?“
Was, wenn die Person die Aufgabe gern behalten will?
Dann vereinbart es offiziell – mit Vertretung. Damit wird aus stiller Mehrarbeit eine anerkannte Rolle.
Begleitet mit Crew Up Teams in Hamburg und darüber hinaus: erlebnisorientierte Teamentwicklung, Workshops und Prozessbegleitung – von Kita-Teams bis zu Verwaltung und Unternehmen. Die Beobachtungen in diesem Artikel stammen aus dieser Praxis, anonymisiert und verallgemeinert. Mehr über Frederik
- Verantwortungsdiffusion in Gruppen, u. a. nach Bibb Latané und John Darley: Wikipedia, „Verantwortungsdiffusion“.
Veröffentlicht am 3. Oktober 2026 · überarbeitet am 19. Oktober 2026 · Verfasst von Frederik Wilkening · Modelle mit dem Zusatz „Crew-Up-Modell“ sind eigene Arbeitsmodelle, keine Forschungsergebnisse.
